有休について質問が！

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問題山積　有給休暇

近年最も多く経営者を悩ませ、トラブルの火種となっている問題ともいえます。

2019年4月より労働基準法が改正され、有給休暇のルールも大きく変わったことは記憶に新しいですが
トラブルの火種となる問題は「年５日の取得義務」に限られず

• パート・アルバイトの有給付与について
• 退社時の一括取得
• 計画付与の運用
• たくさん使う人、逆に使うように促しても使わない人...

など、多岐にわたり実務担当者・経営者を悩ませる問題となっています。
インターネット上でも無数の記事が存在し、従業員自身とても敏感に、権利や不利益を意識している問題であり 「有休がとれない企業には人が集まってこない」といっても過言ではない状況だと感じます。

• 平等性を保ちながら、業務の停滞などの影響を与えず
  かつ、法律を守り、従業員をしっかり休ませ、不満を抱かせることなく意欲的に働いてもらう

これを実現するには、「唯一の何か」の対策だけではなく 多方面での知恵と工夫が何より大切になります。
近年、祝日の増加や、求人のための所定休日の増加により「そもそもの稼働日数」が減っています。
「明日有休だから、今日は残業」という働き方も、本末転倒です。
このような現実の中、企業においては、事業計画、人員計画、営業戦略の段階から本気で この有休問題を考え、方針や対策を練り組んでいく必要があるのではないでしょうか。

また「有給休暇管理簿」は、法律で備え付けが義務とされる法定帳簿となっています。
データにより管理はしているものの、法律で決められた必要事項に漏れがあるケースもよく目にします。
クラウドシステムなども上手に利用しながら、管理や運用を行い 突然、労働基準監督署の調査が入った際も、慌てずに済むよう日ごろの備えを万全にしておきましょう。

法人化

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サービス業でも社会保険

個人事業主の方が法人化するタイミングでは

• 税理士さんとの打ち合わせ
• 役員報酬の決定
• 登記、銀行口座の作成
• 諸々の名称変更手続き

など、事務的な作業に追われることが多く慌ただしくなりますが
社会保険の加入義務が発生する（サービス業・飲食業等）タイミングでもあるため､事前に従業員への説明や必要情報の回収をしておきましょう。

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社会保険の切り替えに注意

国民健康保険に加入していた方を社会保険（健康保険）に切り替える際は､市区役所での国民健康保険の脱退手続きに漏れが生じるケースが多いです。扶養に入るご家族も含め、スムーズに切り替えを行えるような案内を行いましょう。

また、従業員・企業双方にとって、その後発生する社会保険料の金額は決して安くはありません。
給与計算において正しく控除を行っていくことと同時に

• 従業員が社会保険の意味を理解できるような教育
• 企業における管理会計の見直し

なども適宜行っていくことが求められます。

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社会保険の手続きは計画的に、漏れのないように

社会保険の手続きでは、昇給や降給、出勤日数の変更などにより手続きが必要になることがあります。

• 随時改定の要件
• 賞与を支払った際の届け出
• 毎年届け出る算定基礎届の提出

などについても、正確な知識や理解を深め、計画的に、漏れのない手続きを進めていきましょう。

サービス業・飲食店等の社会保険加入義務の他にも、
法人化を機会として、社内の給与体系や人事評価、休日や労働時間などの労働条件を
見直す企業も多いです。
これまで曖昧だったことや、改善の必要を感じてきたことなどを
専門家とも相談しながら、改めて見直してみることもお勧めします。

従業員が10人以上になった

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就業規則はしまわずに！

給与計算や振り込み業務など、人事労務周りの業務にかかる時間も、少し増え始める頃になり
なにかと社内の業務体制も変わってくる時期ではありますが、法律上では就業規則の作成義務が出てきます。

もちろん、従業員の人数が10人未満であっても、就業規則を作ることは大きな意義がありますが
従業員が10人以上になった段階では、必ず就業規則の作成と届け出を行いましょう。

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就業規則を真剣に考え、作成後に専門家に相談を

就業規則は、読みやすい文章とは決して言えませんが、だからといって、社長の引き出しにしまいこんでは本末転倒です。

「従業員に見せたら会社にとって不利益になる」という思い込みは捨てましょう。

• 従業員がその就業規則を理解
• 従業員が責任や自覚を持ち、自分の義務を果たす
• 会社も従業員に対し、守るべきことを守ると約束する

そのような目線で真剣に就業規則を作ってみてください。

ただし、就業規則には、小さな落とし穴や難しい法律がたくさん絡みますので
真剣に考え、草案を作成したのちには、専門家に目を通してもらうことをお勧めいたします。

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業種によってはシステムの設定・雇用契約の変更も

飲食店や美容室、クリニックなどの業種で、１週間の法定労働時間について、44時間を適用させている特例措置対象事業場については 勤怠に関するルールやシフトの組み方、給与体系の変更も必要になります。
残業代の計算方法も変わります。
システムの設定変更や雇用契約の変更を含め、正しい理解をもとに時間的余裕をもって切り替えを進めていきましょう。

従業員が問題を起こした！

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「まさか、うちが」が現実に！

従業員とのトラブルで代表的なものは、退職や給与にかかわることですがその他にも、

• ハラスメント
• うつ病などの精神障害
• 犯罪行為
• SNSへの適切な投稿
• 情報の持ち出しや漏洩
• 取引先とのケンカ

など、一報を聞いて「どうしたものか・・・」と言葉を失うトラブルは多種に及びます。

「最初は驚いたものの、結果として大きな問題でないケース」も案外ありますが
逆のパターンとして、あれやこれやと不随した問題が発生したり
大損害を被るケースも十分あり得ます。
とにもかくにも、まずは、正確な事実確認が求められます。
専門家への相談と同時に、集められるだけの情報や証拠を集め、関係者へのヒアリングを行ってください。
メール、書面、データなど、できる限り客観的な情報や証拠を集める必要があります。

従業員が50人以上になった

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社長も人事もいつもバタバタ！

従業員が50人以上になってくると、社長自身は、打ち合わせや付き合いに追われ現場を離れたり、
従業員に任せる実務や現場が増える一方、ひとりひとりの従業員の

• 状況やモチベーション
• 心の不満や不安
• 従業員同士の関係性

などが、以前のような肌感覚で感じられなくなってくる頃だと思います。
「任せているから大丈夫だろう」と信頼しつつも
「現場は現場で、忙しそうだけど本当に大丈夫かな・・・」
と不安になりながら、目の前の仕事に追われている状況ではないでしょうか。

人事労務の担当者の方については
組織が大きくなり、部署の人数も増え、システムも導入し、負担が軽くなったと思いきや
効率の悪さを実感し、「自社ルール」に疑問を持ちつつ実務を行っている方や
多方面に広がる日常業務の対応や消化で手いっぱいの状況の方も多いと思います。
長時間労働や慢性的な疲れから、じっくり調べごとをすることや、新しいチャレンジをする余裕も、 なかなか持てない時期かもしれません。

この時期までに、人事労務周りのトラブルが一度もなかった会社もあれば
既にトラブルが起こり慌てた経験がある会社もあると思いますが、バックオフィスにおいては 「ひとつの目標に一丸となって進んでいく」
という感覚ではなく
「目の前の仕事を片付けながら、起きた問題に対処していく」
という日々だと思います。

営業分野とは異なり目に見える数字や華やかな成果はありませんが
人事は常に組織の中核であり、人事が安定していない会社や人事が成長を恐れる体制は
非常に不安定な組織になってしまいます。

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現状の問題、必要な課題や目標の見直す

公平性や不平等、コンプライアンスにリスクや問題がないか・・・
この時期に、改めて

• 現状の問題を洗い出し、今後の会社の成長のために必要な課題や目標を外部のアドバイスを受けながら見つめ、見直すこと

は、とても重要だと感じます。

また、「他社がやっているから」　「時代の流れで流行っているから」という理由で、
自社の実態と合わない制度を採り入れてしまう企業や足元が固まらぬうちに時期尚早の改革を行ってしまう会社を目にすることも多くあります。
チャレンジや改革の際は、実態を分析し、目的を再確認するステップを踏んだ後に進んでいきましょう。

うちの給料や労務って

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完全も終わりもないけれど

転職経験回数は人それぞれで、中にはとてもたくさんの企業で、勤務した経験のある方もいらっしゃいますが 多くの方の転職回数は２、３回というところではないでしょうか。
つまり、「内情を知っている企業」は、2、3社に過ぎないということです。

中小零細企業における給与や、人事に関する制度・仕組みは
ほとんどの場合「作る人がこれまで働いてきた中で経験してきたルール」を
常識、前提としてスタートしています。

もちろん、他社や業界についてたくさん勉強したり
第三者の意見を取り入れながら、改善や見直しを行われている企業はたくさんありますが
それでも人の価値観や「普通」という感覚は、簡単に変えることができないものだと思います。
どの企業でもひとつはある「うちの会社独自のなんか変なルール」というものは
それゆえ存在するのではないでしょうか。

この問題については、外部の機関に客観的な診断を受ける、ということが
とても効果的で刺激になると考えます。

前から感じていた「これって変？」「普通はどうしているのかな？」について
診断を受け、常識をアップデートしていくことをお勧めします。

働き方改革

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就業規則は「作って終わり」じゃない

昨今の世の中では、働き方一つで多種多様に存在します。
それに伴い、従来の就業規則ではカバーできない部分が増えてきているのが実情です。
また、労働人口の減少が懸念されており、各企業はできるだけ離職率を下げ、多くの良い人材を会社に残すためにも 就業規則を改正し、より働きやすい環境、条件を整えたいと考えているはずです

ただ闇雲に変えるというわけではなく、会社の目指す姿勢を就業規則に記載することで、会社の成長の後押しにもあり得るのです。

そして、会社の状況にあっている就業規則を作成し、運用することです。
規則には到底書ききれない細かなルールが存在しますが、それを明確化し、固定化していくことが大事です。
そういった固定化には必ず運用、つまりPDCAを回していくことが必要不可欠です。

だからこそ、就業規則は作って終わりではなく、スタートなのです。
今後ますます、働き方は多様化していくでしょう。
そして、大手という肩書だけでは、今の世の中を戦っていくのは不可能に近いでしょう。
終身雇用制度はもはや、破綻寸前。会社にいれば給料は上がって安泰という時代はもう終わりを迎えます。
その新時代の波をいち早く乗りこなすには、今からの準備が必要なのかと思います。