勤怠の管理

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勤怠管理について

従業員の勤怠管理は、企業にとって法律で課せられた義務のひとつです。
同時に、勤怠管理は、イコールお金に直結する、給与計算の中で最も細かく重大なステップとなります

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勤怠管理の方法

勤怠管理の方法は、主に以下の２つが上げられますが、 近年、より客観的な方法で管理することが、行政から求められる傾向にあります。
また、その勤怠記録（出勤簿）は３年間の保存が会社に義務づけられています。

• 使用者が自ら現認し記録する
• タイムカード・ICカード等の客観的な記録媒体を使用し確認する

これらの勤怠管理を怠ると、給与トラブルへの発展、労働基準監督署からの指導・勧告、訴訟リスクへと繋がるリスクが非常に高くなります。
同時に、ブラック企業と評価され、会社のイメージ損害や、離職の増加、採用困難などの問題に派生するケースも後を絶ちません。
また、長時間労働による従業員への健康問題は、後になって取返しのつかない事態を招く恐れもあるのです。

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クラウドデータベースを利用した勤怠管理システム

勤怠管理は、従来ではタイムカードや手書きの出勤簿が一般的に使用されていましたが
原本の紛失や郵送の手間、手作業での集計、信ぴょう性の問題など、バックオフィスへ大きな負担を与えていました。
昨今では、比較的安価で、打刻方法や給与連携の選択肢も広い優良なクラウドシステムが多く開発されています。

メリット

• クラウドにデータが保存され、そのデータと連携させた給与計算を行うことにより、手作業が格段に減ります。
• リアルタイムで従業員の打刻状況を確認できるため、日々の残業状況をPC上でいつでも確認でき
  これまでの「締日にならないと集計を開始できない」という実務的な課題も減らすことができます。
• 顔認証や指紋認証などの運用も可能で、タイムカードの大きな欠点である「誰でも打刻できてしまう」問題や手書きの出勤簿の「本当にこれは正しいのか？」という問題を解決することができます。

ただし、勤怠管理システムを導入する際は、給与システムとの連携、自社での勤務パターンやルールの整理、
従業員への周知、セキュリティー問題など
前提となる条件や周辺の状況をよく見渡したうえで、システムを選定し運用を開始する必要があります。

まとめ

タイムカードの最も大きな欠点は、だれでも打刻できるところにあります。
このような問題についても、昨今の勤怠管理システムでは、指紋認証や顔認証などによる出勤・退勤の入力から他人による打刻などの不正を防ぐことが可能となっています。
当事務所では顔認証による出退勤管理を推奨しており、すでに多くの顧問先にご利用いただいております。

一方システムを導入する際には、業種や職種、人数や働き方、他のシステムとの連携、担当者の人数や既存のワークフロー、セキュリティなど、前提となる条件や周辺の状況をよく見渡したうえで、より効果的で負担が少ない自社に適したシステムを採用する必要があります。

勤怠システムはさまざまなブランド・メーカーがありますが、当事務所では一社一社のご事情をお聞きしたうえで、
最も効果的な勤怠管理システムをご提案しています。ぜひ一度ご相談ください。